Księga rezerwacji
Księga rezerwacji to zapis każdej operacji finansowej na rezerwacji, do którego można tylko dopisywać: opłat, wpłat, kaucji, zwrotów i korekt. Pozwala odtworzyć całą historię rozliczeń rezerwacji i jest podstawą przy kontroli.
Definicja
Księga rezerwacji to rejestr finansowy prowadzony osobno dla każdej rezerwacji. Każda operacja (naliczenie opłaty, wpłata, przyjęcie lub zwrot kaucji, zwrot pieniędzy, korekta) trafia do niego jako osobny wpis, którego nie da się zmienić. Pomysł pochodzi z księgowości: zamiast nadpisywać pole „zapłacono”, dopisuje się nowy wpis, a aktualne saldo to suma wszystkich wpisów.
Jak to działa
Każdy wpis ma datę i godzinę, rodzaj operacji (np. opłata, wpłata, kaucja przyjęta, kaucja zwrócona, zwrot), kwotę, metodę płatności, informację, kto go dodał, opcjonalny opis i odwołanie do innego wpisu (np. korekta wskazuje wpis, który odwraca). Saldo rezerwacji to suma wpisów. Anulowanie rezerwacji niczego nie usuwa, tylko dodaje wpisy zwrotu. Dzięki temu da się odtworzyć stan z dowolnego momentu („ile wynosiło saldo 3 marca o 14:00?”), co przydaje się przy kontrolach księgowych.
Dlaczego to ważne dla wypożyczalni
Systemy, które nadpisują pole „zapłacono”, gubią historię i nie da się już sprawdzić, jak było wcześniej. Księga, do której tylko się dopisuje, zapobiega całej grupie błędów: ujemnym kwotom, podwójnym zwrotom, zapomnianym korektom. Każda korekta i każdy przepływ pieniędzy są widoczne. Gdy klient twierdzi, że zapłacił, pokazujesz mu dokładną historię.
Jak to wygląda w OneRental
W OneRental każda rezerwacja ma historię płatności, do której wpisy można tylko dopisywać. Zapisujesz w niej opłaty, wpłaty i zwroty oraz kaucję przyjętą, zwróconą albo zaliczoną na poczet opłat, z metodą płatności (gotówka, karta na miejscu, przelew, BLIK) i informacją, kto dodał wpis. Saldo i stan kaucji widać na rezerwacji. Błąd poprawia menedżer albo właściciel wpisem odwracającym, a cała historia zostaje widoczna. Niezależnie od tego, od planu Growth, dziennik audytu zapisuje, kto i kiedy co zmienił w systemie, a jego zawartość wyeksportujesz do CSV.
Wypróbuj OneRental na swojej flocie
30 dni za darmo, bez karty. Flotę i rezerwacje przeniesiemy za Ciebie.
Załóż konto za darmo