Warunki świadczenia usług
Wersja 2.0 · obowiązuje od: 1 sierpnia 2026 · ostatnia aktualizacja: 2026-07-28
Niniejszy Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dotyczy korzystania z aplikacji OneRental przez firmy wynajmujące pojazdy i sprzęt. Jeżeli rezerwujesz pojazd na stronie rezerwacyjnej prowadzonej przez wypożyczalnię, obowiązuje Cię Regulamin serwisu rezerwacyjnego, a nie ten dokument.
1. Definicje
- Usługodawca / my – Digital Development, działalność gospodarcza wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP PL6372208579, REGON 384504071, adres: Leśna 1B, 32-310 Rodaki, e-mail: support@onerental.app.
- Aplikacja – oprogramowanie OneRental udostępniane w modelu SaaS pod adresem onerental.app i w subdomenach, wraz z panelem zarządzania, publicznymi stronami rezerwacyjnymi oraz API.
- Klient / Ty – przedsiębiorca, który zawarł z nami Umowę i korzysta z Aplikacji w ramach swojej działalności (wypożyczalnia pojazdów, sprzętu lub podobna).
- Konto – zbiór zasobów i uprawnień Klienta w Aplikacji, powiązany z Organizacją (tenantem).
- Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Konta (właściciel, pracownik, współpracownik).
- Najemca – klient końcowy Klienta, rezerwujący lub wynajmujący pojazd albo sprzęt.
- Dane Klienta – wszelkie dane wprowadzone do Aplikacji przez Klienta, jego Użytkowników lub Najemców, w tym dane najemców, rezerwacje, dokumenty, zdjęcia i rozliczenia.
- Plan – wariant abonamentu określający limity i zakres funkcji (Trial, Starter, Growth, Pro, Custom).
- Okres Rozliczeniowy – miesiąc albo rok, zgodnie z wybranym cyklem płatności.
- Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta na podstawie niniejszego Regulaminu.
- Umowa Powierzenia – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca integralną część Umowy.
2. Postanowienia ogólne
2.1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, warunki zawierania i rozwiązywania Umowy oraz tryb postępowania reklamacyjnego.
2.2. Integralnymi częściami Umowy są: Polityka prywatności, Polityka cookies, Umowa powierzenia przetwarzania danych oraz Lista podprocesorów.
2.3. Udostępniamy Regulamin nieodpłatnie przed zawarciem Umowy, w formie umożliwiającej jego pobranie, odtworzenie i utrwalenie.
2.4. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Nie świadczymy usług konsumentom; zasady dotyczące przedsiębiorców na prawach konsumenta określa § 17.
3. Rodzaj i zakres usług
3.1. Świadczymy usługę dostępu do Aplikacji w modelu SaaS – nie sprzedajemy licencji na kopię oprogramowania i nie przekazujemy kodu źródłowego.
3.2. Zakres funkcjonalny obejmuje w szczególności:
- zarządzanie firmą, oddziałami i uprawnieniami pracowników,
- zarządzanie flotą pojazdów lub sprzętu wraz z serwisem i dokumentacją szkód,
- zarządzanie najemcami, rezerwacjami, wydaniami i zwrotami,
- generowanie dokumentów (umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy, potwierdzenia płatności),
- publiczną stronę rezerwacyjną (własna subdomena lub domena Klienta) wraz z rezerwacją online,
- powiadomienia e-mail i in-app, raporty oraz eksport danych,
- funkcje wspomagane sztuczną inteligencją (opisane w § 3.5),
- dostęp API i integracje, jeżeli objęte Planem.
3.3. Zakres funkcji zależy od Planu. Aktualne limity (liczba pojazdów, oddziałów, Użytkowników) i ceny publikujemy na stronie Cennik. Limity pojazdów są egzekwowane technicznie.
3.4. Usługa świadczona jest w wersji dostępnej w danym czasie („as available") i jest rozwijana. Nie zobowiązujemy się do wdrożenia konkretnej funkcji, chyba że uzgodniliśmy to na piśmie w ramach Planu Custom.
3.5. Funkcje AI. Wybrane funkcje korzystają z modeli językowych dostawców zewnętrznych za pośrednictwem bramy AI (§ 18). Wyniki generowane przez AI mają charakter pomocniczy, mogą być niedokładne i wymagają weryfikacji przez człowieka przed wykorzystaniem – w szczególności w treściach umów, wycenach i komunikacji z Najemcami. Nie podejmujemy wobec Ciebie ani Najemców zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne.
3.6. Nie jesteśmy stroną umów najmu zawieranych przez Klienta z Najemcami, nie pośredniczymy w ich zawieraniu i nie odpowiadamy za ich wykonanie. Nie jesteśmy również dostawcą usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych. Opłaty za najem i kaucje Najemcy wnoszą przy odbiorze pojazdu, bezpośrednio Klientowi – serwis rezerwacyjny nie przyjmuje płatności online. Przez Stripe rozliczamy wyłącznie abonament Klienta za dostęp do Aplikacji (§ 6).
4. Warunki techniczne
4.1. Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki (Chrome, Safari, Firefox lub Edge – dwie ostatnie wersje główne), włączona obsługa JavaScript i plików cookie oraz aktywny adres e-mail.
4.2. Niektóre funkcje (skanowanie dokumentów, zdjęcia wydania i zwrotu) wymagają urządzenia z aparatem oraz zgody na dostęp do niego.
4.3. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym.
4.4. Korzystanie z internetu wiąże się ze standardowym ryzykiem (złośliwe oprogramowanie, przechwycenie transmisji). Zalecamy stosowanie aktualnego oprogramowania zabezpieczającego i uwierzytelniania wieloskładnikowego tam, gdzie jest dostępne.
5. Zawarcie Umowy, Konto i okres próbny
5.1. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta i potwierdzenia akceptacji Regulaminu, a w przypadku Planu Custom – z chwilą podpisania odrębnego zamówienia.
5.2. Rejestracja wymaga podania adresu e-mail i jego potwierdzenia albo zalogowania się kontem Google. Zakładając Konto, oświadczasz, że jesteś umocowany do reprezentowania Klienta.
5.3. Okres próbny. Nowa Organizacja otrzymuje 30-dniowy okres próbny bez podawania danych karty. Po jego upływie dostęp do funkcji zapisu zostaje ograniczony do czasu wykupienia Planu; Dane Klienta pozostają dostępne do odczytu i eksportu zgodnie z § 12.
5.4. Klient odpowiada za działania swoich Użytkowników jak za własne, w tym za zakres nadanych im uprawnień i za zachowanie poufności danych logowania.
5.5. Jedno Konto może obsługiwać wyłącznie działalność Klienta. Odsprzedaż, udostępnianie dostępu podmiotom trzecim ani świadczenie usług na rzecz innych wypożyczalni z jednego Konta wymaga naszej uprzedniej zgody.
6. Ceny, płatności i zmiana Planu
6.1. Ceny Planów podajemy w EUR lub PLN, w kwotach netto; do ceny doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki. Waluta jest ustalana przy pierwszym zakupie.
6.2. Abonament jest płatny z góry za wybrany Okres Rozliczeniowy. Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Ltd.; akceptujemy karty płatnicze i inne metody udostępnione przez Stripe. Nie przechowujemy pełnych danych kart.
6.3. Automatyczne odnowienie. Abonament odnawia się automatycznie na kolejny Okres Rozliczeniowy, chyba że zostanie wypowiedziany zgodnie z § 11. Obciążenie następuje w dniu odnowienia według cennika obowiązującego w chwili odnowienia.
6.4. Zmiana Planu. Podwyższenie Planu działa natychmiast, z proporcjonalnym rozliczeniem różnicy. Obniżenie Planu wchodzi w życie z końcem bieżącego Okresu Rozliczeniowego; nie usuwamy wtedy danych ponad limit, ale blokujemy dodawanie nowych zasobów do czasu zejścia poniżej limitu.
6.5. Zmiana cennika. O zmianie cen informujemy co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Zmiana obowiązuje od kolejnego Okresu Rozliczeniowego; jeżeli jej nie akceptujesz, możesz wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu.
6.6. Opóźnienie w płatności. W razie nieopłacenia abonamentu wysyłamy przypomnienie i wyznaczamy dodatkowy termin nie krótszy niż 7 dni. Po jego bezskutecznym upływie możemy ograniczyć dostęp do funkcji zapisu, a po kolejnych 30 dniach – rozwiązać Umowę zgodnie z § 11.4. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych naliczamy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6.7. Faktury wystawiamy elektronicznie i udostępniamy w panelu rozliczeniowym. Akceptujesz otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
7. Zasady korzystania z Aplikacji
7.1. Klient i Użytkownicy nie mogą:
- korzystać z Aplikacji niezgodnie z prawem, Regulaminem lub w celu naruszenia praw osób trzecich,
- udostępniać danych logowania osobom nieuprawnionym,
- podejmować prób obejścia zabezpieczeń, limitów Planu lub kontroli dostępu, ani testować bezpieczeństwa Aplikacji bez naszej pisemnej zgody,
- dokonywać dekompilacji, deasemblacji ani odtwarzania kodu źródłowego, poza zakresem dozwolonym bezwzględnie obowiązującymi przepisami,
- pobierać danych w sposób zautomatyzowany poza udostępnionym API lub w sposób obciążający infrastrukturę ponad normalne korzystanie,
- wykorzystywać Aplikacji do rozsyłania niezamówionej informacji handlowej do Najemców.
7.2. Klient odpowiada za zgodność z prawem Danych Klienta oraz treści publikowanych na swojej stronie rezerwacyjnej, w tym za obowiązki informacyjne wobec Najemców, regulamin najmu, ceny i wymagane prawem oznaczenia.
7.3. Możemy stosować techniczne mechanizmy ochrony (limity zapytań, ochrona antybotowa, detekcja nadużyć). Zdarzenia bezpieczeństwa rejestrujemy w dzienniku audytowym.
8. Role wobec danych osobowych
8.1. W zakresie Danych Klienta dotyczących Najemców, kierowców, pracowników Klienta i jego kontrahentów Klient jest administratorem, a my działamy jako podmiot przetwarzający na jego udokumentowane polecenie. Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia, którą zawierasz akceptując Regulamin.
8.2. Administratorem jesteśmy w zakresie danych kont Użytkowników, danych rozliczeniowych, danych kontaktowych z zapytań handlowych oraz danych zbieranych na naszych stronach marketingowych – szczegóły w Polityce prywatności.
8.3. Klient zapewnia podstawę prawną przetwarzania Danych Klienta i realizuje wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne. Wspieramy go w tym zakresie zgodnie z Umową powierzenia.
9. Dostępność, wsparcie i przerwy techniczne
9.1. Dokładamy starań, aby Aplikacja była dostępna w sposób ciągły, z wyłączeniem okien serwisowych i przypadków siły wyższej. Jest to zobowiązanie starannego działania – nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności ani nie przewidujemy kar umownych czy kredytów SLA, chyba że uzgodniono inaczej w Planie Custom.
9.2. Prace serwisowe planujemy w miarę możliwości poza godzinami 8:00–20:00 (czas polski) i zapowiadamy z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, jeżeli mogą powodować przerwę w dostępie. Prace pilne, w tym poprawki bezpieczeństwa, wykonujemy bez zapowiedzi.
9.3. Wsparcie świadczymy pocztą elektroniczną (support@onerental.app) w dni robocze w godzinach 9:00–16:00. Czas pierwszej reakcji: do 1 dnia roboczego dla zgłoszeń krytycznych (Aplikacja niedostępna) i do 3 dni roboczych dla pozostałych.
9.4. Tworzymy kopie zapasowe bazy danych z możliwością odtworzenia do wybranego momentu (point-in-time recovery) z ostatnich 24 godzin. Kopie służą odtworzeniu usługi po awarii; nie zastępują eksportu danych po Twojej stronie.
10. Zmiany Aplikacji i Regulaminu
10.1. Możemy rozwijać Aplikację, dodawać i modyfikować funkcje. Istotne ograniczenie lub wycofanie funkcji zapowiadamy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, chyba że wynika ono z wymogów prawa lub bezpieczeństwa.
10.2. Regulamin możemy zmienić z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, orzecznictwa lub decyzji organów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiany modelu rozliczeń, wymogów bezpieczeństwa albo zmiany dostawców infrastruktury.
10.3. O zmianie informujemy e-mailem na adres przypisany do Konta oraz komunikatem w Aplikacji, co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Jeżeli nie akceptujesz zmiany, możesz wypowiedzieć Umowę przed tą datą ze skutkiem natychmiastowym; korzystanie z Aplikacji po wejściu zmiany w życie oznacza jej akceptację.
10.4. Zmiany korzystne dla Klienta lub wyłącznie redakcyjne mogą wejść w życie z krótszym wyprzedzeniem.
11. Rozwiązanie Umowy i zawieszenie dostępu
11.1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, z rozliczeniem w Okresach Rozliczeniowych.
11.2. Możesz wypowiedzieć Umowę w każdej chwili, samodzielnie w panelu rozliczeniowym lub e-mailem. Wypowiedzenie odnosi skutek na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego; opłata za rozpoczęty Okres nie podlega zwrotowi, chyba że wypowiadasz Umowę z przyczyn leżących po naszej stronie.
11.3. Nie stosujemy okresów wypowiedzenia dłuższych niż dwa miesiące ani opłat za wcześniejsze zakończenie współpracy; nie ograniczamy technicznie ani umownie możliwości przeniesienia się do innego dostawcy (§ 12).
11.4. Możemy wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym wyłącznie gdy: zalegasz z płatnością po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu (§ 6.6), rażąco naruszasz § 7, korzystanie z Konta zagraża bezpieczeństwu Aplikacji lub danych innych klientów, albo wymaga tego przepis prawa lub decyzja organu.
11.5. Zawieszenie. Zamiast rozwiązania Umowy możemy zawiesić dostęp do Konta w przypadkach z § 11.4, na czas niezbędny do usunięcia przyczyny. O zawieszeniu informujemy niezwłocznie wraz z uzasadnieniem i wskazaniem sposobu przywrócenia dostępu. Zawieszenie ograniczamy do najwęższego możliwego zakresu.
12. Eksport danych i zakończenie świadczenia usługi
12.1. Przez cały okres Umowy możesz samodzielnie eksportować raporty i dziennik zmian (CSV) oraz pobierać wygenerowane dokumenty (PDF). Pełny eksport Danych Klienta w formacie nadającym się do odczytu maszynowego przygotowujemy na Twoje żądanie, bez dodatkowych opłat, w terminie do 14 dni.
12.2. Po rozwiązaniu Umowy Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu na 30 dni, w którym możesz pobrać Dane Klienta. Na Twój wniosek złożony w tym okresie wydłużymy go o kolejne 30 dni.
12.3. Po upływie okresu z § 12.2 usuwamy Dane Klienta ze środowisk produkcyjnych; kopie zapasowe wygasają zgodnie z ich cyklem retencji (§ 9.4). Zachowujemy wyłącznie dane, których przechowywanie nakazuje prawo (m.in. dokumentacja księgowa – 5 lat).
12.4. Na wniosek złożony przed usunięciem danych udzielimy racjonalnego wsparcia w migracji do innego dostawcy – w standardowym zakresie nieodpłatnie, a przy niestandardowych formatach lub wsparciu wykraczającym poza eksport z § 12.1 – według uzgodnionej stawki.
13. Własność intelektualna
13.1. Aplikacja, jej kod, interfejs, dokumentacja, znaki towarowe i materiały marketingowe stanowią naszą własność lub własność naszych licencjodawców.
13.2. Na czas Umowy udzielamy Ci niewyłącznej, nieprzenoszalnej, nielicencjonowalnej dalej licencji na korzystanie z Aplikacji zgodnie z Regulaminem, wyłącznie na potrzeby własnej działalności.
13.3. Dane Klienta pozostają Twoją własnością. Uzyskujemy do nich dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, jej utrzymania, wsparcia oraz obowiązków wynikających z prawa.
13.4. Możemy tworzyć i wykorzystywać dane statystyczne i zagregowane dotyczące korzystania z Aplikacji, pod warunkiem że nie pozwalają one na identyfikację Klienta, Użytkowników ani Najemców.
13.5. Jeżeli przekażesz nam sugestie lub uwagi dotyczące Aplikacji, możemy z nich korzystać bez wynagrodzenia i bez ograniczeń.
13.6. Wykorzystanie Twojej nazwy lub logo w naszych materiałach referencyjnych wymaga Twojej uprzedniej zgody.
14. Odpowiedzialność
14.1. Aplikacja jest udostępniana bez gwarancji przydatności do konkretnego celu wykraczającej poza opis z § 3. Nie gwarantujemy, że będzie wolna od wszelkich błędów ani że spełni indywidualne oczekiwania Klienta.
14.2. Nasza odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną w związku z Umową jest ograniczona do wysokości opłat abonamentowych netto uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
14.3. Nie odpowiadamy za utracone korzyści ani szkody pośrednie, w tym utratę zysku, kontraktów, renomy lub oszczędności.
14.4. Ograniczenia z § 14.2–14.3 nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie, do szkody na osobie, do odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy prawa, ani do naruszenia przez nas obowiązków wynikających z Umowy powierzenia.
14.5. Nie odpowiadamy za skutki podania nieprawidłowych danych, działań Użytkowników, treści publikowanych przez Klienta, ani za działanie usług podmiotów trzecich, z których Klient korzysta na własną odpowiedzialność.
14.6. Siła wyższa. Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie zobowiązań spowodowane zdarzeniem nadzwyczajnym pozostającym poza jej kontrolą (klęska żywiołowa, wojna, awaria infrastruktury dostawców, akt władzy publicznej, powszechna awaria sieci).
15. Poufność
15.1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji technicznych, handlowych i organizacyjnych drugiej strony, uzyskanych w związku z Umową, przez czas jej trwania i 3 lata po jej zakończeniu.
15.2. Obowiązek nie dotyczy informacji publicznie dostępnych, znanych stronie przed ujawnieniem lub ujawnianych na żądanie uprawnionego organu.
16. Reklamacje
16.1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji składasz e-mailem na support@onerental.app, podając nazwę Organizacji, opis problemu, czas jego wystąpienia i oczekiwany sposób załatwienia.
16.2. Reklamację rozpatrujemy w terminie 14 dni od jej otrzymania, a w sprawach wymagających dodatkowych ustaleń – w terminie 30 dni, informując wcześniej o przyczynie opóźnienia. Odpowiedź wysyłamy na adres e-mail, z którego zgłoszono reklamację.
16.3. Reklamacje dotyczące najmu pojazdu lub sprzętu rozpatruje wypożyczalnia będąca stroną umowy najmu, a nie my.
17. Przedsiębiorca na prawach konsumenta
17.1. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a zawarcie Umowy nie ma dla Ciebie charakteru zawodowego (wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności ujawnionego w CEIDG), stosuje się do Ciebie przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych, o rękojmi oraz prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni.
17.2. Rozpoczęcie korzystania z Aplikacji przed upływem terminu odstąpienia następuje na Twoje wyraźne żądanie; w razie odstąpienia zapłacisz za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia.
17.3. W praktyce okres próbny (§ 5.3) jest nieodpłatny, więc odstąpienie przed pierwszą płatnością nie wiąże się z żadnym kosztem.
18. Podwykonawcy i usługi podmiotów trzecich
18.1. Do świadczenia usługi korzystamy z dostawców infrastruktury i narzędzi wymienionych na Liście podprocesorów. Odpowiadamy za ich działania jak za własne w zakresie objętym Umową.
18.2. Integracje z usługami zewnętrznymi uruchamiane przez Klienta (np. własne konto płatnicze, kanały ogłoszeniowe) podlegają regulaminom tych usług; nie odpowiadamy za ich dostępność ani zmiany.
19. Prawo właściwe i spory
19.1. Umowa podlega prawu polskiemu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa Unii Europejskiej.
19.2. Strony podejmą próbę polubownego rozwiązania sporu w terminie 30 dni od doręczenia wezwania. W razie niepowodzenia spór rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy – Sąd Rejonowy w Olkuszu, a w sprawach należących do właściwości rzeczowej sądu okręgowego – Sąd Okręgowy w Krakowie.
20. Postanowienia końcowe
20.1. Klient nie może przenieść praw i obowiązków z Umowy bez naszej zgody. Możemy przenieść Umowę na następcę prawnego lub nabywcę przedsiębiorstwa, informując o tym z 30-dniowym wyprzedzeniem; jeżeli nie akceptujesz zmiany, możesz wypowiedzieć Umowę.
20.2. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych; w jego miejsce stosuje się postanowienie najbliższe celowi gospodarczemu Umowy.
20.3. Regulamin sporządzono w języku polskim i w tej wersji jest wiążący. Jeżeli udostępnimy tłumaczenie na inny język, ma ono charakter wyłącznie informacyjny; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.
20.4. Poprzednie wersje Regulaminu udostępniamy na żądanie skierowane na support@onerental.app.
21. Kontakt
- E-mail: support@onerental.app
- Sprawy dotyczące danych osobowych: privacy@onerental.app
- Adres do korespondencji: korespondencję prowadzimy drogą elektroniczną na adresy wskazane powyżej. Adres siedziby Usługodawcy podaje § 1 Regulaminu.