Czy Excel wystarczy do prowadzenia wypożyczalni?

„Excel jest za darmo” to argument, z którym trudno dyskutować, bo to prawda. Za arkusz nikt nie przysyła co miesiąc faktury. Arkusz zaczyna kosztować, gdy coś pójdzie źle: ten sam pojazd zostanie zarezerwowany dwa razy, nikt nie zapisze rysy przy wydaniu albo nie pobierze kaucji. Takich wpadek przybywa, gdy rezerwacje wpisuje więcej niż jedna osoba.

Co przemawia za Excelem

Arkusz Google nie kosztuje nic. Jeśli firma opłaca już Microsoft 365 do poczty i dokumentów, Excel też nie podnosi rachunku ani o złotówkę. Arkusz przyjmie każdą kolumnę, jaką wymyśli właściciel, i nikt nie musi się go uczyć, bo zbudował go ten, kto z niego korzysta. Program do wypożyczalni trzeba ustawić, a pracowników do niego przekonać. Abonament płaci się co miesiąc, także poza sezonem.

W firmie, w której jedna osoba odbiera każdy telefon i sama wydaje każdy pojazd, te zalety przeważają. Czego nie ma w arkuszu, pamięta właściciel, a dopóki pamięć go nie zawodzi, program nie ma tu nic do roboty.

Kiedy arkusz zaczyna kosztować

Arkusz przechowuje wpisy, ale niczego w nich nie sprawdza. Nie zauważy, że dwie rezerwacje na siebie nachodzą, i nie przypomni o kolumnie, której ktoś nie wypełnił.

Dwie rezerwacje na jeden termin

Arkusz bez słowa przyjmie dwa wiersze z tym samym pojazdem na ten sam weekend. Gdy rezerwacje wpisuje jedna osoba, pamięta, co już przyjęła. Przy dwóch osobach wystarczy zbieg okoliczności: jedna przyjmuje rezerwację przez telefon, a druga w tym samym czasie odpisuje komuś na wiadomość i obiecuje ten sam pojazd. Albo plik na laptopie i kopia w telefonie rozjeżdżają się o pół dnia. W najgorszym razie wszystko wychodzi na jaw w dniu wydania, gdy przy ladzie stoją dwie osoby z potwierdzeniem na ten sam samochód.

Podobne historie można znaleźć w internecie. Osoba wypożyczająca dekoracje ślubne opisuje w recenzji jednego z programów do wypożyczalni, jak prowadziła osobno arkusz i kalendarz, a zapytania przychodziły mailem i przez Instagram. Przy każdym nowym zapytaniu nie miała pewności, czy może przyjąć drugie wesele na ten sam weekend. W opiniach o nowojorskiej wypożyczalni rowerów klienci opisują, jak przez portal z wycieczkami zapłacili z góry za dwa rowery trójkołowe, a firma miała jeden, w dodatku u innego klienta. Na zastępczy rower czekali godzinę.

System, który sprawdza dostępność przy każdym zapisie, nie przyjmie drugiej rezerwacji na zajęty termin, bez względu na to, czy przyszła telefonicznie, czy przez stronę, i kto ją wpisał.

Spór o rysę

Arkusz zna daty, pojazd i cenę. Stan pojazdu przy wydaniu zapisuje się gdzie indziej: w papierowym protokole w segregatorze, w galerii telefonu pracownika, który akurat wydawał, a czasem nigdzie. Gdy przy zwrocie na drzwiach pojawia się rysa, rozmowa z klientem zależy od tego, co wypożyczalnia może od ręki pokazać. Protokół bez godziny i zdjęcia bez numeru rezerwacji niewiele dowodzą, a zdjęć z telefonu pracownika, który ma akurat wolne, nie da się nawet pokazać.

Żeby było co pokazać, potrzebne są godzina wydania, zdjęcia przypisane do rezerwacji i podpis klienta pod opisem stanu pojazdu. W arkuszu zmieści się najwyżej godzina. Zdjęcia i podpis leżą gdzie indziej i przy zwrocie trzeba ich dopiero szukać.

Kto pobrał kaucję?

W arkuszu kaucja to kolumna z kwotą. Nie widać w niej, kto pobrał pieniądze, w jakiej formie ani czy przy zwrocie coś potrącono. Każdy, kto ma dostęp do pliku, może ją nadpisać, a historia wersji pokaże zmianę tylko temu, kto wie, czego szukać. Gdy dziennie jest kilka wydań, a za ladą pracują dwie osoby, tylko ta, która wydawała pojazd, wie, czy kaucję pobrano. O ile pamięta. Niepobrana kaucja wychodzi na jaw przy zwrocie, czyli dokładnie wtedy, gdy trzeba z czegoś pokryć brak paliwa albo uszkodzenie.

Liczy się, ile osób wpisuje rezerwacje, nie ile jest aut

Zwykle mówi się, że decyduje wielkość floty: przy pięciu autach wystarczy arkusz, przy dwudziestu potrzebny jest program. Od liczby pojazdów rzeczywiście zależy cena abonamentu. Ryzyko zależy jednak od tego, ile osób wpisuje rezerwacje do jednego pliku i skąd te rezerwacje przychodzą.

Właściciel dwunastu aut, który sam odbiera każdy telefon i sam wydaje każdy samochód, może prowadzić arkusz latami bez ani jednej podwójnej rezerwacji. W wypożyczalni z czterema kamperami rezerwacje przyjmują właściciel i jego wspólnik, a część przychodzi przez formularz na stronie. Wpisy z trzech źródeł trafiają do jednego pliku, który żadnego z nich nie sprawdza.

Prędzej czy później nawet w najmniejszej firmie ktoś drugi siada do arkusza, choćby na tydzień. Arkusz prowadzony przez jednego człowieka działa, dopóki ten człowiek jest na miejscu. Gdy właściciel zachoruje w szczycie sezonu, osoba na zastępstwie przejmuje plik, którego zasady zna tylko właściciel: który kolor oznacza wpłaconą kaucję, który wiersz to rezerwacja wstępna, a który potwierdzona.

Arkusz przestaje wystarczać, gdy:

• rezerwacje wpisuje druga osoba;
• rezerwacje przychodzą na kilka sposobów, na przykład telefonicznie, mailem i przez stronę;
• przy zwrocie trzeba policzyć dopłaty za paliwo, kilometry albo brakujące rzeczy.

W każdym z tych przypadków część informacji o rezerwacji leży poza arkuszem: w telefonie drugiej osoby, w skrzynce mailowej albo w papierowym protokole.

Ile kosztuje jedna podwójna rezerwacja, a ile abonament

Tekst przygotował OneRental, który sprzedaje program dla wypożyczalni. Ceny jego planów (netto, miesięcznie): Starter do 5 pojazdów 129 zł, przy płatności rocznej 99 zł; Growth do 25 pojazdów 379 zł.

Przykład: trzy doby wynajmu po 400 zł netto to razem 1200 zł. Gdy ten sam pojazd zarezerwowano dwa razy na ten sam termin, a zastępczego nie ma, jedna rezerwacja przepada razem z całą kwotą. To więcej niż dziewięć miesięcy planu Starter albo trzy miesiące planu Growth.

To przychód, nie zysk. Porównanie ma sens tylko tam, gdzie podwójne rezerwacje się zdarzają. Wypożyczalnia, w której przez trzy sezony nie było ani jednej, nic na abonamencie nie zyska.

Kiedy arkusz wystarcza

Arkusz wystarcza wypożyczalni, w której jedna osoba przyjmuje rezerwacje i wydaje pojazdy, rezerwacje przychodzą tylko jednym sposobem, a przy zwrocie nie trzeba liczyć dopłat. Taka firma nie potrzebuje systemu do rezerwacji, a abonament byłby dla niej wydatkiem, który się nie zwróci. Dotyczy to firm z małą flotą prowadzoną przez właściciela, ale też z większą, jeśli właściciel nadal sam przyjmuje każdą rezerwację i nosi grafik w głowie.

Jak bezpieczniej prowadzić arkusz

Jeśli wypożyczalnia zostaje przy arkuszu, ryzyko zmniejszy kilka zasad:

1. Jeden plik w chmurze, bez kopii na laptopie i w telefonie. Każda kopia to osobna wersja grafiku.
2. Jeden wiersz na rezerwację: numer rezerwacji, pojazd, data i godzina wydania oraz zwrotu, nazwisko osoby, która ją przyjęła.
3. Reguła formatowania warunkowego, która podświetla podwójne rezerwacje. W Excelu wystarczy do tego funkcja LICZ.WARUNKI. Bierze daty wydania i zwrotu z danego wiersza i liczy, ile rezerwacji tego samego pojazdu zaczyna się przed tym zwrotem, a kończy po tym wydaniu. Wynik większy niż jeden oznacza, że rezerwacje się nakładają.
4. Kaucja w osobnych kolumnach: kwota, kto ją pobrał, w jakiej formie i co się z nią stało przy zwrocie.
5. Zdjęcia z wydania w folderze nazwanym numerem rezerwacji.

Reguła z punktu trzeciego podświetli drugą rezerwację dopiero po jej wpisaniu. System rezerwacji nie pozwoli jej zapisać.