Automatische e-mails aan klanten van je verhuurbedrijf
Negen berichten, van reservering tot inname: wanneer ze worden verstuurd en wat de klant erin leest.
30 dagen gratis, geen creditcard nodig. Je vloot en reserveringen zetten wij voor je over.
wo 14 okt, 18:40Aanvraag ontvangen
We hebben je reserveringsaanvraag RES-1036 ontvangen
We hebben je reserveringsaanvraag ontvangen
Wacht op bevestigingHallo Emma,
Bedankt voor je aanvraag. We controleren de beschikbaarheid en bevestigen je reservering binnenkort. Daarover krijg je een aparte e-mail.
| Reserveringsnummer | RES-1036 |
|---|---|
| Voertuig | Ford Focus |
| Ophalen | za 17 okt 2026, 10:00 |
| Inleveren | ma 19 okt 2026, 10:00 |
| Locatie | Schiphol |
Dit is nog geen bevestiging. Wacht op de e-mail met de bevestiging voordat je plannen maakt die van deze reservering afhangen.
Heb je vragen? Beantwoord deze e-mail en je bericht komt rechtstreeks bij ons terecht.
Met vriendelijke groet,
Nordvia Rent
Bevestiging van de reservering per e-mail
Een klant wil meteen weten of de reservering zeker is of nog op jouw antwoord wacht.
In OneRental. Eerst krijgt de klant een e-mail dat de aanvraag wacht, en na jouw bevestiging een tweede, met periode en bedrag.
We hebben je reserveringsaanvraag RES-1036 ontvangen
We hebben je reserveringsaanvraag ontvangen
Wacht op bevestigingHallo Emma,
Bedankt voor je aanvraag. We controleren de beschikbaarheid en bevestigen je reservering binnenkort. Daarover krijg je een aparte e-mail.
| Reserveringsnummer | RES-1036 |
|---|---|
| Voertuig | Ford Focus |
| Ophalen | za 17 okt 2026, 10:00 |
| Inleveren | ma 19 okt 2026, 10:00 |
| Locatie | Schiphol |
Dit is nog geen bevestiging. Wacht op de e-mail met de bevestiging voordat je plannen maakt die van deze reservering afhangen.
Heb je vragen? Beantwoord deze e-mail en je bericht komt rechtstreeks bij ons terecht.
Met vriendelijke groet,
Nordvia Rent
- De bevestigingsmodus kies je in de instellingen.
- Een reservering uit de app is meteen bevestigd.
Herinnering voor ophalen en inleveren
De dag voor het ophalen hoort een klant tijd en plaats te krijgen, zonder jou te bellen.
In OneRental. Je stelt in hoeveel uur voor het ophalen en voor het inleveren de herinnering wordt verstuurd.
Herinnering ophalen: 17 okt, 10:00
Het ophalen komt eraan
Hallo Emma,
Een herinnering: je huur begint binnenkort. Hieronder vind je de tijd en de plek om op te halen.
| Ophalen | za 17 okt 2026, 10:00 |
|---|---|
| Locatie | Schiphol |
| Reserveringsnummer | RES-1036 |
| Voertuig | Ford Focus |
Kom je later, of zijn je plannen veranderd? Laat het ons weten vóór het ophaalmoment.
Heb je vragen? Beantwoord deze e-mail en je bericht komt rechtstreeks bij ons terecht.
Met vriendelijke groet,
Nordvia Rent
- De herinnering noemt tijd en plaats.
- Elke herinnering kun je uitzetten.
Gewijzigde periode, annulering, te laat inleveren
Als er iets verandert, hoort de klant het op schrift te hebben: de nieuwe periode of de reden.
In OneRental. Je legt de wijziging vast in de app, en de e-mail aan de klant en de melding voor je team worden vanzelf verstuurd.
Reservering RES-1036 bevestigd
Je reservering is bevestigd
BevestigdHallo Emma,
Bedankt voor je reservering. Hieronder vind je een overzicht van je huur. Bewaar deze e-mail voor de dag van het ophalen.
| Reserveringsnummer | RES-1036 |
|---|---|
| Voertuig | Ford Focus |
| Ophalen | za 17 okt 2026, 10:00 |
| Locatie | Schiphol |
| Inleveren | ma 19 okt 2026, 10:00 |
| Totaal | € 174,24 |
Wil je je reservering wijzigen of annuleren? Neem contact met ons op, dan helpen we je.
Heb je vragen? Beantwoord deze e-mail en je bericht komt rechtstreeks bij ons terecht.
Met vriendelijke groet,
Nordvia Rent
- De e-mail toont de nieuwe en de vorige periode.
- De e-mail over te laat inleveren wordt vanzelf verstuurd.
E-mails in de taal van de klant, van jouw bedrijf
Klanten uit het buitenland lezen een e-mail sneller in een taal die ze begrijpen.
In OneRental. Wie in het Engels heeft gereserveerd, krijgt de e-mails in het Engels, en de afzender is jouw bedrijf met naam en logo.
- Van
- Nordvia Rent
- Antwoordadres
- hallo@nordviarent.nl
- Aan
- emma.devries@example.com
- Onderwerp
- Ophalen bevestigd · reservering RES-1036
- Bijlage
- huurovereenkomst-RES-1036.pdf
Ophalen bevestigd · reservering RES-1036
Je huur is begonnen
Huur looptHallo Emma,
Het ophalen van het voertuig is bevestigd en je huur is actief. Hieronder vind je de gegevens van het ophalen.
| Reserveringsnummer | RES-1036 |
|---|---|
| Voertuig | Ford Focus |
| Kenteken | RK-482-F |
| Ophalen | za 17 okt 2026, 10:00 |
| Geplande inlevering | ma 19 okt 2026, 10:00 |
| Kilometerstand bij ophalen | 41.230 km |
| Totaal | € 174,24 |
De huurovereenkomst zit als PDF in de bijlage van deze e-mail.
Heb je vragen? Beantwoord deze e-mail en je bericht komt rechtstreeks bij ons terecht.
Met vriendelijke groet,
Nordvia Rent
- Antwoorden van klanten gaan naar je contactadres.
- Een bedrijf dat machines verhuurt, schrijft “machine”, niet “voertuig”.
Meldingen voor je team in de app
Een reserveringsaanvraag van de website mag niet wachten tot iemand in het postvak kijkt.
In OneRental. Nieuwe reserveringen, betalingen, schades en vertragingen verschijnen in de bel van de app en per e-mail op het adres van het bedrijf.
Reservering RES-1041 wacht op bevestiging
Reservering wacht op bevestiging
Een klant heeft gereserveerd op de website van Nordvia Rent en wacht op jullie antwoord. Bevestig de reservering in de app.
| Reservering | RES-1041 |
|---|---|
| Klant | Thomas Kramer |
| Voertuig | Kia Picanto |
| Uitgifte | vr 23 okt 2026, 09:00 |
| Inname | ma 26 okt 2026, 09:00 |
- Elke melding zet je apart aan: bel en e-mail.
- Schades en onderhoud staan in de bel van eigenaar en managers.
E-mail van ’s ochtends over de vloot en taken
Een vervaldatum van de WA-verzekering of de keuring mis je gemakkelijk als je een dozijn auto’s of meer hebt.
In OneRental. Elke ochtend komt er één lijst met onderhoud en documenten, en wie een taak toegewezen krijgt, ontvangt daarover een e-mail.
Onderhoud en documenten: 3 herinneringen
Herinneringen voor de vloot
Wat vandaag aandacht nodig heeft bij Nordvia Rent: onderhoud en documenten waarvan de datum nadert of al is verstreken.
Te laat (1)
| BMW X5 · GL-905-B | APK-keuring: 1 dag te laatgeldig tot 14 okt 2026 |
|---|
Binnenkort (2)
| Ford Focus · RK-482-F | WA-verzekering: nog 30 dagengeldig tot 14 nov 2026 |
|---|---|
| Volkswagen Tiguan · VK-359-L | Olie verversen: nog 1.000 kmbij 60.000 km |
Hoeveel dagen vóór het einde van een document we je herinneren, stel je in onder Instellingen, bij Meldingen. Aan onderhoud herinneren we zoals in het onderhoudsplan is ingesteld.
- Je kiest hoeveel dagen voor het einde van een document we herinneren.
- Een taak die je aan jezelf toewijst, stuurt geen e-mail.
Meer functies
- ReserveringswebsiteJe eigen website neemt dag en nacht reserveringen aan.
- ReserveringswidgetsReserveringen op de website die je al hebt.
- Prijzen en tarievenSeizoen, weekend en kortingscodes, overal dezelfde prijs.
- PlanningJe hele vloot op één tijdlijn, zonder dubbele reserveringen.
- Uitgifte en innameHet formulier op een tablet: kilometerstand, schade, handtekening van de klant.
- Kosten en borgBrandstof, kilometers, te laat inleveren en borg afgerekend bij inname.
- Vloot en onderhoudKeuringen, verzekering en onderhoud van elk voertuig onder controle.
- Team en takenElk teamlid ziet de eigen dagplanning.
- VestigingenMeerdere locaties in één systeem.
- Rapporten en dashboardHet dashboard voor vandaag en rapporten met CSV-export.
Vragen over e-mails en meldingen
Negen: aanvraag ontvangen, bevestiging, gewijzigde periode, annulering, herinnering voor het ophalen, uitgifte met overeenkomst, herinnering voor het inleveren, te laat inleveren en inname met innameformulier en kwitantie.
Ja. In de instellingen, onder Meldingen, zet je met één schakelaar alle e-mails aan klanten uit. De herinneringen voor ophalen en inleveren kun je ook apart uitzetten.
Standaard 24 en 2 uur voor het ophalen. Je kunt ook 24 uur of 48 en 24 uur van tevoren kiezen. De herinnering voor het inleveren stel je apart in.
In het Nederlands, Pools of Engels: de taal waarin de klant op je website heeft gereserveerd. Is die niet bekend, dan de taal van je bedrijf.
Naar het contactadres van het bedrijf uit de instellingen van de reserveringswebsite. De afzender van elke e-mail is de naam van je bedrijf.
Allebei: de bel in de app en een e-mail op het adres van het bedrijf, en een taak gaat naar de persoon aan wie die is toegewezen. Elke melding zet je apart aan en uit.
Ja. Na de uitgifte een e-mail met de huurovereenkomst als pdf, na de inname een e-mail met het innameformulier en de kwitantie.
Vanaf Starter: alle e-mails aan klanten, de bel in de app en de e-mail van ’s ochtends over de vloot.
Probeer OneRental met je eigen vloot
30 dagen gratis, geen creditcard nodig. Je vloot en geplande reserveringen zetten wij voor je over, zonder extra kosten.
Vertel wat je verhuurt
We beantwoorden elke vraag over OneRental. Laat weten hoeveel materieel je hebt en hoe je nu reserveringen aanneemt, dan antwoorden we concreet over jouw verhuurbedrijf.